SmartPlanner – datadriven styrning och riskhantering av projektportföljer

Bygg- och fastighetssektorn står inför omfattande utmaningar kopplade till ökande projektkomplexitet, höga investeringsnivåer, hållbarhetskrav och behovet av effektivare styrning av stora projektportföljer. Trots en ökad digitalisering präglas projektstyrning fortfarande i stor utsträckning av fragmenterade informationsmiljöer, manuella arbetsprocesser och fokus på det enskilda projektet snarare än projektportföljen som helhet. Detta begränsar organisationers möjligheter att arbeta proaktivt med riskhantering, prioritering och strategisk resursfördelning.

I det här arbetet undersöker vi hur indikatorbaserad och datadriven projektstyrning kan användas för att förbättra styrning, riskhantering och beslutsfattande inom bygg- och fastighetssektorn. Projektet bygger på forskning inom projektstyrning, portföljstyrning, organisatoriskt lärande och riskhantering, med särskild utgångspunkt i Bent Flyvbjergs forskning om projektutfall och systematiska felbedömningar i byggoch anläggningsprojekt.

Inom projektet har en konceptuell modell utvecklats där centrala framgångsfaktorer och riskområden operationaliserats till indikatorer för uppföljning och analys av projektportföljer. Modellen omfattar bland annat indikatorer kopplade till planeringskvalitet, organisatorisk stabilitet, samverkan, erfarenhetsåterföring och projektmognad. Projektets utgångspunkt har varit att skapa ett ramverk som möjliggör tidig identifiering av riskmönster och stödjer mer proaktiv och datadriven projektstyrning.

Projektet har även omfattat utveckling av en konceptuell datamodell, visualiseringar och en mockup för ett framtida beslutsstödsystem. SmartPlanner bygger på ett rollbaserat perspektiv där olika användargrupper får tillgång till anpassad information och indikatorbaserade riskanalyser beroende på ansvar och beslutsbehov. En central del av konceptet är även en AI-baserad agent som kan stödja analys av projektdata, identifiera riskmönster och bidra till organisatoriskt lärande och erfarenhetsåterföring.

Validering genom intervjuer och workshops med representanter från bygg- och fastighetssektorn visar att modellen upplevs som relevant och användbar, särskilt genom sitt fokus på organisatoriska och mänskliga faktorer som ofta förbises i traditionell projektuppföljning. Samtidigt har flera utmaningar identifierats kopplade till datakvalitet, informationsstruktur, systemintegration och organisatorisk förändringsförmåga.

SmartPlanner, ett digitalt verktyg för bygg- och fastighetsbranschen

Projektets slutsats är att framtidens projektstyrning sannolikt kommer att präglas av ökad integration mellan datadriven analys, organisatoriskt lärande och AI-baserade beslutsstöd. SmartPlanner ska därför ses som ett första steg mot utvecklingen av mer avancerade och portföljorienterade beslutsstödsystem för bygg- och fastighetssektorn.