SmartPlanner – datadriven styrning och riskhantering av projektportföljer

Ett verktyg för projektstyrning

Projektet skapar ett digitalt verktyg, inriktat på att effektivisera bedömningen av status och risker för enskilda byggprojekt och aggregera data till en samlad portfölj. Denna produkt kommer att fylla ett viktigt gap inom projektportföljstyrning och riskbedömning genom att erbjuda en översikt som idag ofta saknas hos projektutvecklare.

Vid högre teknikmognadsgrad (TRL) kan verktyget, med hjälp av maskininlärningsteknik för riskvärdering, presentera komplexa data på ett användarvänligt och visuellt tillgängligt sätt. Detta möjliggör inte bara mer informerade beslut om prioriteringar mellan olika projektstorlekar utan också en integrerad riskhantering för en hel projektportfölj. Genom att tillhandahålla denna funktionalitet bidrar verktyget signifikant till ökad effektivitet och säkerhet i beslutsprocesser relaterade till byggprojekt.

Ytterligare affärsnytta av systemet är att det har interoperabilitet mot olika projektledningsverktyg, vilket innebär att en organisation inte behöver begränsa sig till ett enda system. I stället kan de använda flera olika projektledningsverktyg samtidigt och integrera dem under en digital projektportföljhanterare. Detta minskar komplexiteten i implementationsprojekten och ger organisationer flexibiliteten att använda de verktyg som bäst passar deras behov och preferenser.

SmartPlanner, ett digitalt verktyg för bygg- och fastighetsbranschen

Det finns digitala system idag som hanterar enskilda projekt som kan aggregeras till att visualisera portföljen. Däremot har dessa system brister, vilket gör att de sällan implementeras inom en organisation eller implementering drar ut på tiden.

Inom detta projekt vidareutvecklas verktyget SmartPlanner, ett digitalt verktyg för bygg- och fastighetsbranschen, som samlar och bearbetar projektdata och visualiserar projektportföljen. Verktyget underlättar projektprioritering, beslutsfattande och analys av data, minskar administration och ökar lärandet för hela organisationen. SmartPlanner blir enklare att implementera än existerande lösningar då den inte behöver ersätta befintliga system utan projektdata hämtas bl.a. via öppna API.

Samlar beslutsfattare, verksamhets- och projektchefer

Målgruppen för projektet är beslutsfattare samt verksamhets- och projektchefer med ett flertal projekt i sin portfölj. I ett större perspektiv innefattas även indirekta beslutsfattare då ett stort antal verksamheter och personer i pågående verksamheter berörs av byggprojekt för nya eller utveckling av befintliga lokaler.

Undersökning av målgruppen och dess behov, tillsammans med mock-ups med tydliga funktioner, har sedan tidigare utvecklats. Syftet med detta projekt är att utveckla en fungerande POC (Proof-of-Concept) på TRL nivå 4/5 för att möjliggöra fortsatt utveckling och test i nära samarbete med en pilot i form av en kommun. Denna avgränsning innebär att vi i detta skede prioriterar att bygga en grundläggande fungerande modell som bygger vidare på tidigare framtagna Mock-ups. Däremot behövs ett enklare användargränssnitt. Ytterligare funktionalitet ska utforskas och potentiellt utvecklas i senare faser.

Agilt arbetssätt med testning

Projektet genomförs genom en strukturerad process med ett iterativt, agilt arbetssätt, där insikter och feedback från testning och utvärdering används för att kontinuerligt förbättra prototypen. Projektet genomförs i sju definierade steg (Design och systematisering, Datamodell, Identifiering av kritiska faktorer, Utveckling av prototyp, Testning med data, Utvärdering, Affärsmodell). Projektorganisation består av projektledare, systemarkitekt, expert inom portföljstyrning och fullstackutvecklare.

Effektiv bedömning av status och risker

Det förväntade resultatet av SmartPlanner är skapandet av ett digitalt verktyg, inriktat på att effektivisera bedömningen av status och risker för enskilda byggprojekt och aggregera data till en samlad portfölj. Denna produkt kommer att fylla ett viktigt gap inom projektportföljstyrning och riskbedömning genom att erbjuda en översikt som idag ofta saknas hos projektutvecklare.

Vid högre teknikmognadsgrad (TRL) kan verktyget, med hjälp av maskininlärningsteknik för riskvärdering, presentera komplexa data på ett användarvänligt och visuellt tillgängligt sätt. Detta möjliggör inte bara mer informerade beslut om prioriteringar mellan olika projektstorlekar utan också en integrerad riskhantering för en hel projektportfölj. Genom att tillhandahålla denna funktionalitet bidrar verktyget signifikant till ökad effektivitet och säkerhet i beslutsprocesser relaterade till byggprojekt.

Ytterligare affärsnytta av systemet är att det har interoperabilitet mot olika projektledningsverktyg, vilket innebär att en organisation inte behöver begränsa sig till ett enda system. I stället kan de använda flera olika projektledningsverktyg samtidigt och integrera dem under en digital projektportföljhanterare. Detta minskar komplexiteten i implementationsprojekten och ger organisationer flexibiliteten att använda de verktyg som bäst passar deras behov och preferenser.

Parallella projekt i kommuner

Byggsektorn i allmänhet och särskilt kommuner, står inför betydande utmaningar med att hantera flera samtidiga projekt som dessutom blir alltmer komplexa. Vissa kommuner hanterar över 1000 objekt och projekten präglas av utmaningar som ändrade tidplaner, budgetförändringar och flytt av verksamheter, vilket skapar ett omfattande informationsbehov.

Det saknas systematisk och kontinuerlig styrning av projektportföljer inom byggsektorn generellt och inte minst inom kommunerna. Viktiga beslut om riskhantering genom att prioritera och resursallokera tas helt utan eller med svagt dataunderlag och riskanalyser sker ofta genom en mänsklig interaktion och utan maskininlärning. Ett problem är att det saknas en dedikerad plattform där kontinuerliga uppdateringar om tidplaner, budgetar, risker och avvikelser visualiseras och där olika verksamheter kan få tillgång till denna information