Projektet syftar till att skapa gemensamma arbetssätt som gynnar den som vill bygga och för de som arbetar inom staden. Genom projektet får stadens medarbetare en bättre översikt och kan därmed vara mer aktiva och förutsäga vad som ska göras.
I arbetet involveras alla aktörer inom Västerås stad som arbetar med samhällsplanering. Arbetet benchmarkas också med övriga aktörer i landet, till exempel genom ett 7-stadsmex där projektet ingår. 7-stadsmex är ett nätverk med sju kommuner i Mellansverige; Gävle, Uppsala, Västerås, Örebro, Eskilstuna,
Norrköping och Linköping.
Arbeta genomförs med ett lösningsorienterat fokus, med digital utveckling och för ökad digitalisering i projektet. Tanken är att utveckla processen i sig med stöd i det digitala verktyget ProjetCompanion (PC).
När PC togs i bruk 2022, fokuserades införandet på andra skeden i samhällsbyggnadsprocessen, tidiga skeden fanns då inte med eftersom det ansågs vara svår att lägga in i projektverktygets dåvarande utförande. Nu har PC utvecklats samtidigt som hela organisationen arbetar fokuserat på att utveckla samhällsbyggnadsprocessen. Det innebär att tiden är mogen för att även arbeta in tidiga skeden i den gemensamma processen.
I dag arbetar stadens interna aktörer med tidiga skeden i och egna processer stora delar manuellt, med one-note som hjärtat i arbetet med diverse dokument kopplade. Det går inte att se vem som arbetat med en del i processen, när detta skedde och vad som lagts till eller tagits bort. Projektledarna vet att det går att förenkla och digitalisera processen, och alla involverade i staden har tillgång och behörighet till alla delar varför det kommer vara lätt att göra rätt.
En utveckling av vårt digiala verktyg är något som vi gärna delar med andra kommuner. Det här är ingen unik situation för Västerås, utan vi kommer att se till att det vi kommer fram till delas med andra.
Projektet bjuder in byggaktörerna som är verksamma i Västerås och närområdena i syfte att få deras input i hur de önskar att idéerna tas omhand i ett tidigt skede i planerings- och byggprocessen. I tidigare genomförda intervjuer och enkäter har staden fått kritik för att idéer tappats bort, idéer tas om hand på olika sätt beroende på vem man har kontakt med och önskemål finns om en gemensam väg in till hela
samhällsbyggnadsprocessen, med fokus på tidiga skeden.
Projektet knyter an till den effektlogik som finns inom Smart built enviornment där vi skapar en effektivare process som innebär en kortare handläggningstid som både gynnar Västerås stad internt, och byggaktören. När en idé är ordentligt utredd redan i ett tidigt skede står det redan tidigt klart om idén är värd att gå vidare med eller inte.
I och med att vi använder det verktyg staden gemensamt har infört för samhällsbyggnadsprocessen hakar vi i redan befintligt verktyg. Om det finns behov av utveckling så kan det tillämpas för alla som använder verktyget, vilket blir till gagn för hela stadens samhällsbyggnadsprocess. Projektet tror starkt på digitalisering som ett verktyg som ska underlätta för staden att göra ett bra arbete. Digitala verktyg är effektiva möjliggörare som säkerställer att allt vi gör sker i enlighet med beslutade processer. Projektet har i och med det här verktyget en unik möjlighet att hela tiden lära av varandra.
Den främsta positiva effekten på lång sikt är ett tydligt och transparent arbetssätt som möjliggörs genom effektiv digitalisering. Digitalisering är inte teknik och verktyg, utan hur vi arbetar effektivt i tydliga och transparenta processer.