Förväntningar och framtidsvisioner - Kommunikation förbi stuprör - Kontinuerlig dialog - Hitta rätt balans - Förankring i befintliga strategier

Bra kommunikation, inom kommunens tjänstemannaorganisation och gentemot politiken, ökar chanserna att få loss de resurser som krävs för ett digitaliseringsprojekt. Brister i kommunikationen kan innebära att ambitionsnivån behöver anpassas och sänkas, framförallt när det handlar om att göra mer än de krav som ställs i lagstiftning. Utmaningarna för att lyckas med ett digitaliseringsprojekt ser också olika ut beroende på vilken typ av tjänst initiativtagaren till projektet har. För en chef kan det vara en utmaning ett få personalen engagerad och som tjänsteman kan det vara en utmaning att få ledningen att förstå varför de borde satsa på projektet. I detta kapitel kommer vi fokusera på just dessa två olika perspektiv baserat på intervjuer med tjänstemän och chefer i fem olika kommuner som har kommit en bit på vägen med arbetet att digitalisera detaljplaner. Dessa kommuner är Sollentuna, Gotland, Kävlinge, Höganäs och Örebro.

Utifrån de intervjuade kommunernas erfarenheter kan fem lärdomar som i större eller mindre utsträckning berörde alla kommuner urskiljas. Dessa är:

  • Undvika felaktiga förväntningar
  • Kommunicera förbi stuprör
  • Ha kontinuerlig dialog
  • Hitta rätt balans
  • Förankring i befintliga strategier

Det här kapitlet beskriver erfarenheter från personer som har drivit digitaliseringsprojekt i sina kommuner och syftar till att inspirera till hur ett digitaliseringsprojekt kan förankras och organiseras i den egna kommunen.

Förväntningar och framtidsvisioner

Att digitalisera och standardisera den data som finns i våra gällande detaljplaner är ett stort projekt. Alla respondenter målar upp en bild av ett projekt som har ett tydligt mål, men som saknar vägbeskrivning för att nå i hamn. Detta beror inte minst på en komplexitet som finns till följd av behovet att kommunicera mellan olika kompetenser som finns utspridda över olika myndigheter och förvaltningar, samt med politiken som uppdragsgivare.

Att kommunicera framtidsvisioner kan vara ett bra sätt att inspirera medarbetare eller få loss resurser till ett digitaliseringsprojekt, dock finns det också en risk att för stora förväntningar skapas som projektet inte kan leva upp till. Det kan exempelvis handla om vilken typ av e-tjänster som är möjliga att utveckla i en förlängning med hjälp av den digitala planinformationen. Samtidigt kan det ibland vara svårt att på förhand veta hur digitala detaljplaner kan användas på bästa sätt. Men med ett genomtänkt sätt att kommunicera, samt genom att nå ut till rätt personer, kan ett stort intresse och engagemang väckas.

En kommun upplevde att konsulter som håller i inspirationsföreläsningar om digitalisering fick politiken att tro för lätt om projektet och att det är möjligt att implementera framtidsvisionerna från en dag till en annan. Detta gjorde att en av projektledarna efter två månader fick frågan från sin politiska uppdragsgivare om de redan kunde få ta del av den digitala detaljplanemosaiken. Saknande av teknisk kunskap hos ledning, politik och även mellan tjänstemän med olika expertisområden kan därför leda till att vägen till målet för digitaliseringen ter sig otydlig och förenklas.

För att undvika felaktiga förväntningar är det bra att i ett tidigt skede hitta ett gemensamt svar på åtminstone följande frågor:

  • Varför behövs detta projekt i vår kommun?
  • Vilka förutsättningar och ramar finns det för projektet?
  • Vad är projektets syfte och mål? (se inledningskapitel för text om syfte och ambitionsnivåer)

Kommunikation förbi stuprör

Digitalisering av detaljplaner sker i första hand inte för detaljplans egen verksamhet, utan snarare för olika aktörer inom samhällsbyggnadsprocessen och andra funktioner internt i kommunen. Detta betyder att det är stor fördel att jobba multidisciplinärt och involvera flera olika avdelningar i ett digitaliseringsprojekt. Ett viktigt syfte med att digitalisera detaljplaner är att få till ett obrutet informationsflöde mellan olika aktörer inom samhällsbyggnadssektorn. Digitalisering av detaljplaner kan därför inte ses som ett isolerat projekt utan behöver ses som en naturlig komponent av en verksamhetsutveckling som sträcker sig över hela kommunens organisation, och utöver den.

Hos en av de intervjuade kommunerna, där flera olika avdelningar jobbar med digitaliseringsprojekt som ska leda till en helt digitalt samhällsbyggnadsprocess, upplevde projektledaren till ett av delprojekten som handlar om att digitalisera detaljplaner att alla jobbade med sitt men att det var för lite fokus på hur allting sen skulle fungera som en helhet.

Kontinuerlig dialog

Ett sätt att minska risken för att skapa felaktiga förväntningar och arbete i stuprör är att föra en kontinuerlig dialog både mellan avdelningar, chefer och tjänstemän samt med politiken. Detta ökar dessutom chanserna att den digitala planinformationen blir välkänd och integreras inom hela organisationen och samhällsbyggnadsprocessen. Centralt i detta blir att se till att alla inom projektet får rätt information eftersom vilken information de olika aktörerna behöver kan skilja sig åt beroende på deras roller. Det är därför viktigt att tidigt i projektet identifiera vilken information som är viktig att få för olika aktörer, och sedan säkerställa att de får informationen kontinuerligt.

Hitta rätt balans

Ju fler som involveras i projektet desto svårare kan kommunikationen emellan dem bli. Återkommande möten med de mest involverade är ett bra sätt att upprätthålla en kontakt inom projektet. En risk med återkommande möten är dock att det kan bli allt glesare mellan mötena ju längre projektet framskrider, eftersom mängden frågor minskar.

Digital information

Frekvensen för att utbyta information mellan olika aktörer inom projektet beror både på behov av information hos de olika aktörerna samt mängden ny information. Det finns behov av att använda en viss mängd sunt förnuft när det gäller “vad” och “hur ofta” information ska delas (utöver eventuella formaliserade krav från kommunens ledning). För att hålla alla inom projektet engagerade är det dock bra att åtminstone kommunicera ut information varannan vecka, till exempel i form av ett nyhetsbrev. En bra lösning är att ha ytterligare en kanal för kommunikation. En sådan kan med fördel vara digital, exempelvis en digital projekttavla eller projektportal. Genom denna kan kommunikation kring frågor som inte kräver separata möten eller som inte kan vänta till nästa möte föras. En sådan kommunikationskanal skulle också kunna bidra med dokumentation av vad som diskuterats under projektets gång.

Fysiska möten

Hur ofta fysiska möten behövs är beroende av i vilken fas projektet befinner sig och vilken kompetensgrupp det handlar om (se kapitel om kompetenser). I uppstartsfasen, när olika problem eller komplexa tolkningssituationer uppstår, kan det exempelvis vara bra att träffas dagligen. När projektet är igång och rullar på kan det dock räcka med veckovisa avstämningar. Även om det inte alltid finns någonting att diskutera kan det vara bra att ha sådana möten/avstämningar schemalagda eftersom det är lättare att avboka ett möte i fall det inte behövs än att hitta en ny mötestid med kort varsel som passar alla deltagare. Fler konkreta tips om att involvera gransknings- och referensgruppen hittas också i kapitlet om kompetenser. Sammanfattningsvis kan sägas, när det gäller granskningsgruppen, att ett avstämningsmöte varannan vecka är bra men att det viktigaste är att mötena är återkommande. Referensgruppen kan träffas mer efter behov men bör hållas à jour, till exempel via nyhetsbrev eller en digital projekttavla/projektportal.

Förankring i befintliga strategier

Såsom redan nämnts ovan så är det viktigt att inte se arbetet med att digitalisera detaljplaner som en isolerad process, utan snarare som en självklar del av verksamhetsutvecklingen. När det gäller att få tillgång till resurser beskrev en av de intervjuade projektledarna arbetet som en självklar del av kommunens övergripande digitaliseringsmål. Informationen som idag finns låst i våra detaljplaner tillhör samhällets grunddata och den måste rimligtvis vara tillgänglig på ett standardiserat sätt så att den kan återanvändas i kommande skeden av samhällsbyggnadsprocessen. Att framföra ovanstående resonemang, samt att koppla det till befintlig digitaliseringsstrategi inom kommunen, medförde att budgeten för arbetet med att digitalisera detaljplaner inte ifrågasattes.