Teknisk utrustning - Programvaror - Planmoduler - Lagring - Upphandling - Samverkansformer


Teknisk utrustning


Inför arbetet med att digitalisera detaljplaner kan kommunen behöva se över den tekniska utrustningen. Om kommunen väljer att på egen hand digitalisera detaljplanerna gäller det att datorer och server som ska användas uppfyller en prestanda som klarar av de ofta ganska krävande programvarorna som behövs i arbetet. Nedan kommer tips om vad man ska tänka på när det gäller teknisk utrustning.


Prestanda för dator

För att programvaror och planmodul som används vid digitaliseringen ska fungera så bra som möjligt behövs en PC med minst 2 GHz och ett RAM-minne med minst 8 GB, men 16 GB är att rekommendera. Skärmen ska helst visa HD eller högre upplösning. Det finns fördelar med att ha Windows 10, men även äldre versioner kan fungera.
Själva datorn behöver även ha Microsoft.NET Framework 4.7 eller senare och Microsoft Visual C++ 2017. Har man en dator som uppfyller dessa krav kommer man att klara sig en tid framöver, även om programvarorna uppdateras för att kunna hantera större datamängder eller mer avancerad grafik. (aktuellt 20190101).

Nätverk

Tillgång till bredband med 100 Mbit/s är att rekommendera. Hastigheten på nätverket är väldigt viktig för att arbetet ska gå att utföra så smidigt som möjligt. Om nätverket är för långsamt kommer arbetet att bli besvärligt att genomföra och ta onödigt lång tid.

Server

En server är en värddator som genom ett nätverk kopplas till flera andra datorer. Servern kan nyttjas av flera användare som ska kunna nå data från olika datorer. Det är vanligt att använda en server för att lagra filer och information på en gemensam plats för att flera i en arbetsgrupp ska ha tillgång till samma data. Det går också att använda en server för att tillhandahålla programvaror för flera användare. Licensen för programmet finns då på ett gemensamt nätverk som användarna kopplar upp mot när programmet ska användas.

Om programvaran är installerad på en server gäller prestandakraven för servern. Detta beror på att det är servern som driver planmodulen. Då behöver inte användarens PC uppfylla de höga prestandakraven som ställs på servern.

Olika server-system har olika behov beroende på hur servern används. Behovet är också väldigt olika beroende på hur stora datamängder som hanteras.

Karttjänster via server

Det är vanligt att karttjänster lagras på en server för att kunna nås av många användare. Karttjänsten kan vara intern och endast nås av användare inom organisationen. Den kan också vara extern och finnas tillgänglig för allmänheten via en hemsida.

Servrarnas resurser anpassas efter hur detaljplanerna i karttjänsten konsumeras samt hur stor publik karttjänsten har. Det är svårt att förutse dessa krav i detalj och därför är det bra att planera för uppföljning av resursbehov på servrarna. För en medelstor kommun räcker ofta fyra till sex servrar. En filserver, en databasserver, en eller två servrar för publicering internt i kommunens lokala nätverk och separata servrar för publicering på internet för allmänheten. Skalbara system har en stor fördel när verksamheten eller användningen av digitala system växer.

Ett alternativ till att använda en fysisk server är virtuell server. En virtuell server delar en fysisk värddator i flera delar (partioner) där varje partion fungerar som en server. Virtuella servermiljöer är skalbara och kan med god planering vara tillräckliga, men om någon del av systemet har stora krav är en dedikerad fysisk server en bättre lösning.

I en virtuell servermiljö ska man bevaka de ingående virtuella servrarnas resursbehov för att kunna skala upp vid behov. Det är bra att inte sikta på minimumnivån för att systemet ska fungera. Är det önskvärt att vänta med investeringar är det bättre att börja med en mindre och begränsad användarkrets. Om kommunen börjar med att endast publicera planerna i sitt lokala nät kan systemet senare skalas upp när kommunen vill börja publicera karttjänsten på internet.

Om en fysisk databasserver skall användas måste hänsyn tas till och planera för skalbarhet, om verksamheten växer. Det är relativt enkelt att sätta upp en databasmiljö, men databassystem har väldigt olika möjligheter att övervaka resursbehov och när verksamheten växer är det bra att ha hjälp av erfarna databasadministratörer så inte prestandan bli dålig.

Säkerhetskrav och backup

Lagrad data ska ha regelbunden backup och ska omfattas av säkerhetsreglerna som gäller för lagring av digital information på kommunen. Det rekommenderas att datalager finns på två geografiskt åtskilda platser och att dess innehåll synkroniseras regelbundet.


Programvaror


I digitaliseringsprocessen kan flera olika datorprogram behöva användas. Det behövs datorprogram för att konvertera pdf till bildformat, placera in detaljplanerna i ett koordinatsystem och digitalisera detaljplanerna. Nedan beskrivs olika datorprogram som kan komma att behövas under processen.


Program för konvertering av .pdf till .jpg

När detaljplanerna scannats in sparas den ofta i .pdf eller .jpg. Om den scannade detaljplanen har sparats som .pdf behöver filen konverteras till en rasterbild för att kunna koordinatsättas och hanteras i ett GIS-program. Det finns flera datorprogram som kan användas för att göra detta. Det är viktigt att tänka på att programmet ska kunna skapa en fil med hög upplösning så att den blir enkel att tolka (rita av). I detta skede är det också viktigt att tänka på hur rasterbilderna lagras eftersom de kan bli väldigt stora.

Programvara för rektifiering / georeferering

För att kunna tolka (rita av) detaljplanen så korrekt som möjligt behöver rasterbilden placeras i kommunens primärkarta. Detta brukar kallas rektifiering eller georeferering. Detta moment kan utföras både i CAD- och GIS-program. Den rektifierade rasterbilden kommer att erhålla rätt skala och koordinater. Det kommer att gå att mäta avstånd och det går då enkelt att göra en bra tolkning av gränsernas placering.

Karthanteringsprogram

För att kunna digitalisera äldre detaljplaner behövs tillgång till någon form av karthanteringsprogram som är CAD eller GIS-baserat. GIS står för geografiskt informationssystem och CAD står för Computer-Aided Design.

I en programvara som bygger på GIS lagras informationen i georefererade databaser. Det är även där detaljplanen skapas, hanteras och lagras. I en programvara som bygger på CAD lagras informationen i filer. Underlag för att skapa en detaljplan behöver därför laddas in i ritningen från databas eller filer.
Till karthanteringsprogrammen finns det sedan flera olika insticksmoduler eller planmoduler som är förprogrammerade utifrån gällande SIS-standard och Boverkets planbestämmelsekatalog. Naturligtvis kan kommunen bygga en egen ”planmodul” men detta är både tidskrävande och omständligt och det är viktigt att inte glömma att den måste följa standard. Under rubriken ”Planmoduler” beskrivs i stora drag skillnaden mellan de planmoduler som finns tillgängliga på marknaden.

Konsulthjälp

Om kommunen anlitar konsulter för att göra detaljplaner eller som hjälp vid tolkning av detaljplaner är det viktigt tänka på att plandata ska kunna utbytas mellan konsulten och kommunen. Det behövs därför ett standardiserat överföringsformat för att inte vara bunden till att använda samma programvaror.


Planmoduler


Marknaden erbjuder numera flera olika planmoduler som uppfyller gällande SIS-standard och följer Boverkets bestämmelsekatalog. Här följer en kort beskrivning av olika typer av planmoduler.


Allmänt om planmoduler

Det finns ett flertal olika planmoduler på marknaden som underlättar arbetet med att upprätta och digitalisera detaljplaner. En del fungerar som insticksfil eller modul till CAD-program och andra till GIS-program. Det är bra att säkerställa att den modul som används uppfyller SIS-standarden och Boverkets planbestämmelsekatalog innan digitaliseringsarbete påbörjas. Flera planmoduler innehåller funktionen topologikontroll eller geometrikontroll vilket underlättar arbetet och minimerar risken för att ritfel uppstår. Flera kommuner har tagit fram egna strukturer för att upprätta detaljplaner. Dessa kommer att behöva anpassas för att uppfylla gällande standard om de fortsättningsvis ska kunna användas.

Planmoduler för GIS

I planmoduler som bygger på GIS, lagras planinformationen i databas. I de planmoduler som erbjuds på marknaden finns möjlighet att använda filbaserad lagring eller databaslagring i SQL-server. Planinformation kan exporteras till andra program och planmoduler om planmodulen följer SIS-standarden. Genom att arbeta i GIS-miljö finns det goda möjligheter att hämta in underlag och information till detaljplanen från andra databaser.

Planmoduler för CAD

I planmoduler som bygger på CAD lagras planinformationen i filer. Vid arbete i en CAD-baserad planmodul är det viktigt att tänka på att planinformationen måste exporteras till databas för att bli tillgänglig och återanvändbar i samhällsbyggnadsprocessen. Filerna kan exporteras till databaserna Oracle och SQL Server för publicering. Planinformation kan exporteras till andra program och planmoduler om planmodulen följer SIS-standarden. Plangränser och ytor kan även exporteras till kmz-format för publicering på Google Earth.

Viktigt att tänka på

För att underlätta för planhandläggaren kan det vara bra att välja en planmodul som har fördefinierade gränser, symboler och beteckningar som följer SIS-standarden, för att enkelt skapa och framställa digitala detaljplaner.

Det finns flera planmoduler på marknaden som tillämpar Boverkets allmänna råd och planbestämmelsekatalog. Det innebär att det i planmodulen finns färdiga formuleringar för bestämmelser enligt Boverkets bestämmelsekatalog. Genom att använda en sådan planmodul underlättas digitaliseringen och säkerställer att tolkningen av äldre detaljplaner och dess bestämmelser blir korrekt. Detta gör också att den information som produceras i detaljplanerna kan användas vid analyser, exempelvis för att kunna söka ut byggrätter. Det gäller både för nya och äldre digitaliserade detaljplaner.

Planmodulerna på marknaden utvecklas ständigt och därför rekommenderas att besöka respektive leverantörs hemsida där informationen hålls både aktuell och korrekt.

Äldre versioner av planmoduler eller egentillverkade planbestämmelsekataloger kan i framtiden medföra att planerna inte skapas korrekt vilket innebär att fel i utbytesformatet kan uppstå. Flera kommuner har tagit fram egna planmoduler för att upprätta detaljplaner. Dessa kommer att behöva anpassas för att uppfylla gällande SIS-standard och bestämmelsekatalog om de fortsättningsvis ska kunna användas.

Utgångspunkten, oavsett planmodul och program, bör vara att formatet för att utbyta planer mellan aktörer och system följer SIS-standarden.

Nyttan med att använda den bestämmelsekatalog för planbestämmelser som Boverket tagit fram är tydlig i digitaliseringssammanhang.


Lagring


När en detaljplan har digitaliserats behöver den lagras på ett sätt som gör att den blir lätt att hitta och använda. Nedan beskrivs hur lagringen kan organiseras.


Format

Programvarorna använder olika format för lagring av data och blanketter för detaljplanerna. De vanligaste formaten är dwg-filer, dgn-filer eller mxd tillsammans med en databas. Lagring av pdf-filer som innehåller färdiga planer måste också hanteras säkert.

Eftersom olika programvaror lagrar plandata i olika format har en svensk standard skapats. För att utbyta plandata kan en del programvaror exportera och importera plandata i XML-format enligt Svensk standard SIS 637040:2016. För att kunna överföra plandata mellan olika program bör ett program som uppfyller SIS-standarden väljas.

Databasstruktur

Vid användandet av GEOSECMA fysisk planering skapas en plandatabas i samband med installationen. I dagsläget (2019) kräver andra planmoduler dock att en struktur skapas för att lagra plankartorna på ett systematiskt sätt. En databasstruktur byggs upp av kataloger. Tänkt på detta vid skapandet av en struktur:

  • Strukturen ska vara användbar över tid. Lagring av planer i samma struktur kommer att ske många år framöver så det behöver vara en struktur som är enkel att förstå.
  • Skapa ett system för vilken metadata i som ska sparas i filerna för att göra dem enklare att söka efter.
  • Det är en bra idé att arbeta i workshopform så att man får många olika personers tolkning och förståelse före strukturen.
  • Namn och sökvägar ska vara så enkla som möjligt. Skapa rutiner för namnsättning av filer och mappar så att sökvägarna inte blir för långa. Skapa en struktur så filerna kan nås med ett fåtal knapptryckningar.
  • Undvik tecken eller å, ä ö i namnen.

Upphandling


När en kommun står inför valet att köpa in ett digitaliseringsverktyg i form av en planmodul eller upphandla själva digitaliseringen är det viktigt att tänka långsiktigt. Upphandlingsunderlaget bör ställa de krav som är relevanta för verksamhetens behov. Därför är det bra att kartlägga nuvarande och framtida behov och önskemål innan upphandling av leverantör eller konsult sker. Nedan redovisas frågor att tänka på inför planerat inköp av en planmodul eller digitaliseringstjänst.


Checklista standardkrav (Skallkrav)

Det viktigaste kravet som alltid bör ställas vid upphandling av planmodul är att den uppfyller SIS-standarden och kan utforma detaljplaner enligt Boverkets bestämmelsekatalog. I övrigt är det organisationens behov och önskemål som bör styra vilket program som väljs.

Följande frågor bör ställas inför upphandlingen:

  • Ska planmodulen kunna användas i kommunens befintliga tekniska utrustning eller ska kommunen upphandla ny utrustning (programvara eller hårdvara)?
  • Ska planmodulen vara kompatibel med kommunens befintliga kartprogramvara eller kommer en ny kartprogramvara att upphandlas?
  • Hur vill kommunen kunna lagra detaljplanerna? Använder kommunen till exempel SQL-server eller Oracle idag?
  • Vill kommunen använda tjänst för att lagra och dela programvaror och licenser via nätverk eller virtuell server?
  • Vill kommunen ha möjlighet att publicera detaljplanerna i digital form på hemsidan nu eller i framtiden?
  • Har kommunen personell resurs och kunskap att utföra arbetet eller ska en konsult anlitas?

Samverkansformer

När det handlar om upphandling finns det möjlighet för små kommuner att gå samman i en gemensam upphandling. Vissa leverantörer erbjuder nätverkslicenser och möjlighet att dela på licenser mellan kommuner. Det kan vara en fördel för små kommuner med små medel att dela på både kompetens och programvara. Att skapa en samverkan med andra kommuner eller ett kommunförbund kan även underlätta upphandlingsarbetet.


Samverkansformer


Det finns många små kommuner där uppgiften att digitalisera detaljplanerna kan bli krävande att genomföra. För dessa kommuner kan olika samverkansformer vara ett alternativ. Samverkan kan ske genom delning av licenser eller gemensamt konsultstöd. Genom att arbeta tillsammans med andra kommuner kan kostnader delas och erfarenheter utbytas Det finns såklart olika sätt att organisera en samverkan. Nedan beskrivs några exempel.


Samverkan och förbund

Samverkan med andra kommuner kan underlätta arbetet med digitalisering av detaljplaner. Kunskaper och erfarenheter kan utbytas och kommuner kan ”hjälpas åt” och på så sätt underlätta processen. Innan arbetet påbörjas bör mål och syfte med arbetet bestämmas så att en avgränsning för omfattning, tid och kostnad sätts innan arbetet påbörjas. Det kan också behöva upprättas regler för samverkansform (kommunförbund eller liknande) mellan kommunerna som ska ingå i samverkan.

Det kan vara ekonomiskt fördelaktigt att dela på kostnaden för resurs och kompetens med en eller ett par andra kommuner. Personens/resursens anställning är då procentuellt fördelad mellan de olika kommunerna. Kompetensen kan vara projektanställd, anställd bara under en begränsad period för att genomföra digitaliseringen, eller vara en mer permanent funktion.

Anlita konsult

På samma sätt som beskrivs ovan kan en konsult anlitas gemensamt för att genomföra delar av digitaliseringsprocessen åt ett antal kommuner. Det finns olika konsulter på marknaden som har specialiserat sig på olika delar av digitaliseringsprocessen. Det är också möjligt att anlita konsulter som har kompetens inom digitalisering och i att tolka äldre detaljplaner för att utgöra stöd under digitaliseringsprocessen. Det är viktigt att komma ihåg att intern tid behöver avsättas för projektet även om arbetet utförs tillsammans med andra kommuner eller av konsult. Läs gärna mer om detta i kapitlet Kompetenser och projektorganisation.

Dela licens och programvaror

Det finns leverantörer som kan erbjuda nätverkslicenser och möjlighet att dela på licenser mellan kommuner. Det kan vara en fördel för små kommuner med små medel att dela på både kompetens och programvara. Då skapas en gemensam plattform i form av server där programvaran och licenser finns tillgängliga.

Det finns även företag som möjliggör för ett antal kommuner att gå samman och via en virtuell server dela på licenser och programvaror. I dessa lösningar sker backup, uppdateringar och underhåll av konsultföretaget. Detta kan vara ett smidigt och ekonomiskt fördelaktigt alternativ eftersom kommunen inte behöver ha kompetensen och inte heller behöver investera i så mycket utrustning.