Vilka ska involveras? - Hur mycket bör kompetenserna involveras? - Ägare av projektet - Vem leder projektet? - Vilka gör arbetet? - Organisation för nya digitala detaljplaner


Vilka som ska involveras i projekt för digitalisering av detaljplaner kan vara olika beroende på vilka möjligheter den enskilda kommunen har. Generellt är det bättre att involvera många kompetenser i projektet. Det kan vara olika roller som involveras i olika grad. Men en spridning på många olika kompetenser är bra.

Bland kompetenserna som är viktiga för projektet finns:

  • Bygglovarkitekt/-handläggare som till exempel kan bidra med tolkningar av olika planbestämmelser. Kompetens från bygglov kan även bidra med att förstå konsekvenserna av olika ställningstaganden.
  • Planarkitekt som till exempel kan bidra med att tolka planbestämmelser och förstå planens syfte.
  • Lantmätare som till exempel kan bidra med kunskap om grundkarta och fastighetsgränser.
  • Karttekniker som till exempel kan bidra med kunskap om ritteknik
  • GIS-ingenjör som till exempel kan bidra med hjälp kring lagring av data och den lagrade datans struktur.

Vilka ska involveras?

Det kan vara en fördel att skilja kompetenserna i tre olika grupper:

  • De som digitaliserar detaljplaner (exempelvis plan, bygglov och GIS)
  • De som är med och granskar samt ger stöd vid tolkningar (exempelvis lantmäterikompetens, kartingenjörer eller juridisk kompetens).
  • En referensgrupp som är stöd eller hjälp vid speciella fall (exempelvis andra kommuner eller leverantörer av programvara)

De som digitaliserar

Vem/vilka som digitaliserar detaljplaner, alltså gör själva arbetet med att rita och tolka om planer, kan variera. I de allra flesta fall är det dock personer från detaljplan, bygglov eller GIS. Rekommendationen är att det i första hand ska vara kompetenser från detaljplan som tolkar och digitaliserar detaljplaner. En stor anledning till detta är att det är detaljplan som äger informationen i detaljplanerna och därför ska vara de som har bäst koll på vad som händer med informationen.

Oavsett vilken av dessa avdelningar eller kompetenser som tolkar och ritar finns det för- och nackdelar. Exempelvis har planavdelningen en fördel i att de ofta har bra koll på lagstiftning och planbestämmelsekatalogen. Tolkar någon från GIS får de en fördel av att ha mycket bra koll på hur planerna ska användas senare. Det som är viktigt att tänka på här är att nära samarbete och tät kontakt mellan de olika avdelningarna/kompetenserna är mycket viktigt för ett bra resultat av digitaliseringen.

Granskare och stöd

Att involvera andra kompetenser i form av stöd och granskning i arbetet ger flera fördelar. Dels ökar chansen att få ett resultat med så hög kvalitet som möjligt om fler användare som drar nytta av det delar med sig av sin kompetens, om exempelvis varför en tolkning ska göras på ett visst sätt. Dessutom ökar chanserna att förankra och sprida resultatet inom organisationen. Att tidigt ge flera kompetenser möjlighet att påverka bidrar att fler blir informerade om projektet och fler får nytta av, och har tillförsikt till, resultatet.

Nedan följer exempel på kompetenser som kan knytas till en grupp med syfte att granska och hjälpa till att tolka detaljplaner. Till varje roll finns det även förslag på ansvarsområden och fokus som de olika kompetenserna kan ha i en sådan grupp:

  • Detaljplan (planarkitekter, plantekniker, planingenjörer) - kan exempelvis ha rollen säkerställa att bestämmelserna är enligt allmänna råd och Boverkets planbestämmelsekatalog
  • Bygglovarkitekt/-handläggare - Kan exempelvis ha rollen att säkerställa genomförbarheten av bestämmelserna
  • Kartingenjörer/plantekniker - Kan exempelvis säkerställa att alla planbestämmelser ligger rätt i programvaran så att de lagras på rätt sätt i databasen
  • Lantmäterikompetens - Kan exempelvis säkerställa/bevaka planbestämmelser som inte matchar kartan, 3D-bestämmelser, och genomförbara bestämmelser för fastighetsbildning
  • Juridisk kompetens - Kan exempelvis bevaka att planbestämmelser är lämpliga och lagliga i nya planer och att dess syfte stämmer överens med laghänvisningen
  • GIS-ingenjörer - Kan exempelvis säkerställa att bestämmelser lagras på rätt sätt i databasen och att resultatet av tolkningen publiceras och presenteras på ett bra sätt

Referensgrupp

En tredje grupp kan utgöras av en referensgrupp. Det kan finnas en eller flera referensgrupper med olika syften. I vissa fall kan en referensgrupp bestå av chefer med de aktuella kompetenserna eller personer med lång erfarenhet. Sådan referensgrupp kan vara till stöd i de allra svåraste frågor, eller mer övergripande frågor till exempel kring hur förvaltningen använder bestämmelser eller hur gränser som avviker från varandra hanteras. En sådan referensgrupp kan också fylla rollen av en styrgrupp för projektet.

Den andra typen av referensgrupp kan vara en grupp där olika kommuner knutit kontakten för att bolla frågor och jämföra tolkningar som har gjorts. En sådan referensgrupp kan knytas baserat på till exempel geografisk närhet, liknande organisation- eller kommunstorlek, samma programvara för digitalisering eller på intresse och engagemang. Även om kompetensen finns på kommunen, kan frågor med fördel bollas med en referensgrupp. Det kan ge nya perspektiv och man kan som kommun slippa lösa problem som kanske redan lösts i en annan kommun.

Hur mycket bör kompetenserna involveras?

De som digitaliserar

De allra flesta väljer att lägga digitaliseringen på GIS-avdelningen eller detaljplaneavdelningen. I många fall väljer kommuner att lägga digitaliseringen på en person, eller ett par personer från samma avdelning. Det är en balansgång hur mycket tid personen/-erna bör digitalisera. Att lägga över 50 % av sin totala arbetstid på tolkning och digitalisering är önskvärt då ett kontinuerligt arbete är viktigt. Det kan samtidigt vara väldigt bra att en och samma person/-er digitaliserar så många planer som möjligt, men att enbart digitalisera planer kan vara tröttsamt i längden.

Även bygglovsavdelningen involveras i tolkningen av de allra mest komplicerade planerna. På så sätt kan man dela upp ansvaret och fördela planer utefter vilken kompetens enskilda deltagare har. Till exempel så kan en kombination av bygglovshandläggare och planarkitekter göra tolkningar av bestämmelser. Det kan ge en möjlighet att dela upp tolkning av bestämmelser, men också möjliggöra en dialog om vilka bestämmelser som bör användas i framtiden.

Granskare och stöd

För en större kommun där digitaliseringstempot är relativt högt och framtagandet av nya planer är stort är återkommande möten bra. För att en grupp av stöd och granskare ska kunna bidra med kontinuerligt arbete och ha bra insyn i arbetet är det viktigt att träffas kontinuerligt. Förslagsvis stående möten en gång i veckan eller varannan vecka i början av projektet. Beroende på i vilket tempo planer digitaliseras samt mängden frågor som ska stämmas av kan dessa sedan glesas ut. Men för att hålla den knutna gruppen levande bör mötena vara återkommande. En kompetens i den här gruppen bör räkna med 10 – 20 % av sin totala arbetstid, både för själva mötet samt för att kunna granska och sätta sig in i de frågor och planer som är aktuella.

För en mindre kommun kan det saknas förutsättningar för, och även behov av, att ha återkommande möten. Då kan man rigga en organisation där frågor tas med löpande när de kommer, men trots det försöka träffas i återkommande avstämningar.

I ytterligare fall har kommuner anlitat konsulter för att digitalisera detaljplaner. Upplägget avgörs då, naturligtvis, mycket på hur avtalet har formats mellan kommunen och konsulten. I de här fallen får man räkna med en större arbetsinsats i en granskningsgrupp samt i vissa fall även visst efterarbete för att anpassa planer som eventuellt inte gått att ordna via konsult. Läs mer under kapitel systemstöd om upphandling och samverkansformer.

Referensgrupp

En referensgrupp, som även i vissa konstellationer kan vara en styrgrupp för projektet, ska vara mer flexibel. Den kan till exempel kallas endast efter behov. Om en referensgrupp är extern, till exempel bestående endast av andra kommuner, kan man använda sig av en digital plattform. Därmed förbinder man sig som deltagare, inte till fasta tider eller en viss insats av sin arbetstid.

Ägare av projektet

Den avdelning eller enhet som beställer ett projekt är ofta de som äger och leder projektet. Det kan variera vem som beställer projektet, men i de allra flesta fall är det antingen de som arbetar med detaljplan eller de som arbetar med GIS. Det är en stor fördel att detaljplan är de som äger projektet då de äger informationen i nya detaljplaner och bör vara de som äger informationen i detaljplaner som tolkas om.

De eller den som äger projektet bör också upprätta en styrgrupp där övergripande frågor som dyker upp kan behandlas. I många fall är det en styrgrupp bestående av chefer och/eller erfarna handläggare som tar de övergripande besluten i projektet. Det kräver tid och resurser att lyfta för detaljerade frågor till en styrgrupp. I många fall kan en styrgrupp användas även för nya detaljplaner. Då kan specifika fall från dessa vara av intresse av för en styrgrupp att ta beslut om.

Beslut på detaljnivå, hur tolkningar ska göras exempelvis, tas med fördel på granskningsnivå, av personer som arbetar aktivt med tolkningar. Politiken kan informeras och med fördel ta ett generellt beslut att en vis praxis i tolkningarna används genomgående.

Vem leder projektet?

I flera fall är det samma avdelning som beställer projektet som leder det. I vissa fall kan det även vara så att ansvaret för projektet delas mellan de avdelningar som är mest involverade. Oavsett vem som är projektledare är det mycket viktigt med samarbete mellan olika kompetenser.

Vilka gör arbetet?

De som digitaliserar planer kan med fördel vara en del av den avdelning som har beställt projektet, samt de som projektleder (om det inte är samma roll). Att ha en bakgrund inom detaljplanering och/eller GIS hjälper projektet väldigt mycket, men även bakgrund från bygglov ger mycket. Att digitalisera detaljplaner är ett tidskrävande arbete, vilket gör det svårt att fördela det på den dagliga verksamheten. Istället kan projektform ge möjligheten att avsätta tid och kompetens för att lösa frågorna som uppstår.

Det är också bra om en eller några personer jobbar intensivt med att digitalisera detaljplaner. Ett sätt för en större kommun är att anställa nyutexaminerade eller ta in praktikanter som har ett intresse för ämnet digitalisering. Att ta hjälp av nyutexaminerade och praktikanter kan hjälpa till att ”kicka igång” ett projekt och tankegångarna på en kommun. Men en lösning med nyutexaminerade och praktikanter ställer krav på den befintliga verksamheten. Stöd till den nyutexaminerade behövs och det är fördel om den nyutexaminerade eller praktikanten får vara en del i verksamheten där fler sitter med samma frågor.

Vissa kommuner väljer att ta hjälp externt, genom konsulter. Då bör man avsätta tid internt på kommunen för bland annat granskning och eventuellt efterarbete. Att anlita en konsult ställer krav på att upphandlingen görs på ett sätt som garanterar att jobbet utförs på ett tillfredställande sätt. Det förutsätter att kommunen som upphandlar vet vad den behöver och vad den vill ha. Läs mer om upphandling i kapitlet Systemstöd.

En del i arbetet är också en grupp för granskning av, samt stöd i, de tolkningar som görs. I en sådan grupp behövs ett bredare urval av kompetenser. Det är bra om de som involveras i en sådan grupp har erfarenhet och intresse av ämnet. Ofta är den/de som digitaliserar i behov av svar på svåra frågor, vilket är något som gruppen bör vara beredd på att ge.

Organisation för nya digitala detaljplaner

Mycket av organisationen kan även användas för att skapa nya detaljplaner digitalt. Samma grupp som granskar och ger stöd i tolkningen av äldre detaljplaner kan vara ett stöd vid framtagandet av nya planer. Vid digitalisering av äldre gällande detaljplaner är det alltid beslutet i original som är den gällande detaljplanen, och den digitaliserade detaljplanen utgör en tolkning. En fördel med att digitalisera äldre gällande detaljplaner är att planerna kan tolkas om. En ny detaljplan som vunnit laga kraft och som innehåller fel kan inte göras om så enkelt och gruppen som stöttar kring tolkning av äldre gällande detaljplaner kan därför också med fördel komma med stöd och lärdomar i arbetet med att skapa nya planer.

Vem som ritar plankartor för nya detaljplaner varierar mycket från kommun till kommun och möjligheterna kommunen har är olika beroende på dess storlek och struktur på främst detaljplanverksamheten. Men en fördel med att låta digitaliseringen av befintliga gällande detaljplaner drivas av detaljplan är att informationsutbyte/överföring inför skapandet av nya detaljplaner blir enklare, vilket såklart ger fördelar vid ritandet av nya digitala detaljplaner.

Om kompetensen inte finns på kommunen?

Alla kommuner har inte tillgång till all kompetens som nämns i det här kapitlet. Kompetenser kan finnas i olika former, exempelvis kan mark- och exploateringsingenjörer ha lantmäterikompetens om ett kommunalt lantmäteri inte finns. Men om kompetensen inte kan hittas alls så finns det olika lösningar som kommuner kan använda sig av. Nedan följer några förslag på hur kommunen kan gå tillväga om kompetensen inte finns inom den egna kommunen.

En lösning kan vara att bilda nätverk kommuner emellan eller att undersöka möjligheten att starta gemensamma digitaliseringsprojekt. Genom att ta del av andra kommuners erfarenheter kan framsteg för digitalisering av kommunens egna planer göras och genom att digitalisera detaljplaner gemensamt ökar möjligheterna att involvera olika kompetenser. Att starta referensgrupper kan vara en annan, mer informell, lösning på problemet som kan bidra till att frågor kan bollas mellan olika kompetenser. Andra sätt att ta hjälp är att genomföra omvärldsbevakning och titta på hur andra kommuner gör, eller att ta extern hjälp i digitaliseringsarbetet. Det kan till exempel vara hjälp från leverantör av programvara, hjälp med själva digitaliseringen eller hjälp med organisation och projektledning.